Con el paso del tiempo cada vez son más los documentos que vamos generando en nuestros ordenadores y más cuesta de organizar. Muchas veces estos están desordenados y cuando necesitamos consultar alguno de ellos, no lo localizamos.
Desde Cartridge Trading Europe, especialistas en la compra y venta de cartuchos originales de tinta y tóner, sabemos que esto puede ser un problema y os vamos a recomendar algunas opciones que podéis utilizar para organizar vuestros documentos.
¿Por qué es importante organizar tus documentos?
Como ya hemos mencionado anteriormente, tener organizados los archivos de los que dispones será de gran utilidad tanto a nivel personal como en una gran empresa. Algunas de las ventajas de una buena organización:
- Facilidad para consultar los archivos.
- Será más sencillo mantener la información actualizada y no utilizar archivos erróneos/antiguos.
- Solo guardarás aquellos documentos que de verdad necesites.
Consejos para organizar tus documentos
- Crea carpetas para poder controlar los diferentes tipos de documentos: si clasificas los documentos por carpetas en función de su temática o tipología será más sencillo organizar y encontrar cada uno de ellos cuando sea necesario.
- Utiliza un código específico que facilite encontrar cada tipo de material: crear una nomenclatura concreta hará que los archivos se clasifiquen de forma ordenada y también favorecerá su clasificación.
Ejemplo: Año-Cliente-Tipo-Versión / 2023-CTE-FacturaFebrero-v1
- Guarda los documentos desde el inicio en su carpeta correspondiente: si los guardas desde su creación será más complicado que se queden perdidos o sueltos.
- Realiza copias de seguridad de forma periódica: así evitarás perder archivos importantes y tendrás la seguridad de que todos tus documentos están correctamente guardados.
- Utiliza los colores para clasificar tus carpetas: esto te ayudará sobre todo a organizar tu escritorio visualmente. Si consigues asociar cada color a un tipo de carpeta o de documentos será más sencillo a la hora de consultar y buscar alguna información en concreto.
- Opta por crear subcarpetas cuando el volumen de información sea excesivo: si consideras que solo con una carpeta principal no es suficiente utiliza el recurso de formar subcarpetas que te ayuden a clasificar toda la información de la que dispongas. Por ejemplo, por temática o año.
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